Rechtliches

Datenexport und Datenstrukturen

Stand: 16. Oktober 2026

Welche Daten ein Restaurant in OrderKick selbst exportieren kann, in welchen Formaten und mit welchen Feldern. Die Übersicht dient der Information nach der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act). Die vertraglichen Regeln zu Export und Anbieterwechsel stehen in den AGB.

1. Zugang

Exportieren können nach der Anmeldung im Verwaltungsbereich: der Inhaber des Restaurants und Partner-Inhaber (Partner, die das Restaurant betreuen) alle unten genannten Exporte; Partner-Mitarbeiter nur Speisekarte, Berichte und Shop-Auswertung. Mitarbeiterkonten des Restaurants haben keinen Zugang zu Exporten.
Die unten genannten Pfade sind die Adressen, die der Verwaltungsbereich nach der Anmeldung aufruft; einen eigenen Zugangsschlüssel für einen automatisierten Abruf gibt es nicht.
Die Exporte sind kostenlos.
Bei mehreren Standorten gilt jeder Export für den gewählten Standort.
Im Bestellbetrieb anonymisiert die Software personenbezogene Angaben in Bestellungen und Reservierungen nach Ablauf der Speicherfrist aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Spätere Exporte enthalten sie nicht mehr.

2. Exporte

Bestellungen

Abruf: GET /api/restaurant/reports/orders/export, wählbar: Zeitraum (höchstens 367 Tage), Bestellart, Status in drei Gruppen (Ausstehend; Angenommen und weiterbearbeitet; Abgelehnt / storniert), Zahlungsart
Format: CSV (UTF-8 mit BOM, Komma); „XLS“ ist tabulatorgetrennter Text (UTF-8 mit BOM); PDF nur als Zusammenfassung. Kopfzeile mit deutschen Feldnamen, Zeiten als JJJJ-MM-TT hh:mm:ss, Beträge mit Dezimalpunkt, Steuersätze in der Steueraufschlüsselung mit Dezimalkomma. Zellen, die mit =, +, @ oder einem nicht-numerischen Minus beginnen, erhalten ein vorangestelltes Apostroph (Schutz vor Formeln).
Zusammenfassung: Bestellnummer, Bestellt am, Gewünscht für, Bestellart, Bestellstatus, Bestellpositionen, Gesamt brutto, Währung, Zahlungsart, Zahlungsstatus
Frei wählbare Felder: Interne Bestell-ID, Bestellnummer, Bestellt am, Gewünscht für, Angenommen am, Abgelehnt am, Bestellart, Bestellstatus, Bestätigte Minuten, Tisch, Reservierungs-ID, Kundenname, E-Mail, Telefon, Lieferadresse, Bestellpositionen, Artikel brutto, Rabatt, Liefergebühr, Servicegebühr, Verpackungsgebühr, Zahlungsgebühr, Trinkgeld, Netto, Steuer, Gesamt brutto, Erfolgreiche Korrekturen, Realisierter Umsatz, Währung, Steueraufschlüsselung, Zahlungsart, Zahlungsstatus, Gutscheincode, Bestellquelle, Bestellhinweis, Ablehnungsgrund, Rechnungsnummer, Finanzsnapshot-Hash (Auswahl und Reihenfolge frei)
Hinweis: Die Bestellpositionen stehen als Text in einem Feld. Online-Bestellungen ohne abgeschlossene Zahlung (weder bezahlt noch erstattet) fehlen im Export. Testbestellungen aus der Vorschau der Bestellseite sind enthalten und nicht als solche gekennzeichnet.

Speisekarte

Abruf: GET /api/restaurant/menu-transfer/export
Format: JSON, Kennung „format“: orderkick.menu, „version“: 1. Die Datei lässt sich wieder in OrderKick importieren (bis 5 MB).
Aufbau: format, version, source, source_id, currency, tax_context, entities, media_references. Jeder Eintrag in entities hat ref, type, parent, data und bindings (template, size, sort_order).
Kategorie: name, description, sort_order, is_active, available_from, available_until, tax_category_key
Speise: name, description, base_price, sizes (name, price, is_default), tax_rate, tax_category_key, sort_order, is_active, is_available, hidden_until, unavailable_until, service_modes (pickup, delivery, dine_in)
Optionsgruppe und Option: Gruppe: name, min_selections, max_selections, is_required, sort_order. Option: name, price_delta, size_prices, tax_category_key, sort_order, is_active
Vorlage und Vorlagen-Option: Vorlage: name, min_selections, max_selections, is_required, allow_multiple_same, sort_order. Option: name, price_delta, size_prices, tax_category_key, is_default, sort_order, is_active
Steuern und Bilder: tax_context: mode, default, categories (key, pickup_rate_bps, delivery_rate_bps, dine_in_rate_bps). media_references: ref, url (Bilder als Adresse)

Rechnungsregister

Abruf: GET /api/restaurant/invoices/export, wählbar: Dokumentart, Zeitraum
Format: CSV (UTF-8 mit BOM, Komma) oder tabulatorgetrennter Text, Kopfzeile auf Deutsch. Zeitraum höchstens 367 Tage, ohne Zeitraum alle Rechnungen. Ohne Treffer enthält die Datei nur die Zeile „Keine Rechnungen“, ohne Kopfzeile.
Felder: Dokumentart, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsdatum, Bestellnummer, Bezugsrechnung, Status, Netto, Steuer, Brutto, Netto Minor Units, Steuer Minor Units, Brutto Minor Units, Währung, Dokument-Hash

Einzelne Rechnung

Abruf: GET /api/restaurant/invoices/{Rechnung} (JSON) und GET /api/restaurant/invoices/{Rechnung}/pdf (PDF)
Rechnungsdaten: invoice_payload mit contract_version 1, Prüfwert invoice_hash. Felder: document_type, invoice_number, source_invoice_number, issued_at, service_date, retention_until, currency, minor_unit_digits, source_financial_snapshot_hash, totals, customer, order, lines, seller, tax_breakdown, payment
Positionen: lines: line_key, parent_line_key, line_type, name, sku, quantity, unit_amount_minor, pre_discount_minor, discount_minor, net_amount_minor, tax_amount_minor, gross_amount_minor, tax_name, tax_rate_bps, metadata
Käufer und Bestellung: customer: name, address_line_1, address_line_2, postal_code, city, country_code, email, tax_identifier, buyer_reference, electronic_address_scheme, electronic_address. order: order_id, order_number, type, status_at_issue, payment_method, payment_status_at_issue, placed_at, accepted_at, requested_for, coupon_code, table_label
Summen: totals: net_total_minor, tax_total_minor, gross_total_minor, payable_total_minor (Beträge in kleinster Währungseinheit)

E-Rechnung

Abruf: Erzeugen je Rechnung: POST /api/restaurant/accounting/invoices/{Rechnung}/artifacts; Download: GET /api/restaurant/invoice-artifacts/{Datei}/download
Formate: XRechnung (UN/CEFACT CII, XML) und ZUGFeRD, Profil EN 16931 (PDF mit eingebetteter factur-x.xml), erzeugt mit der Bibliothek horstoeko/zugferd; OrderKick beschriftet sie als XRechnung 3.0.2 und ZUGFeRD 2.3.2. Jede Datei mit SHA-256-Prüfwert.
Voraussetzung: Aktive Buchhaltungseinstellungen des Restaurants; eine Rechnung mit fehlenden Pflichtangaben wird nicht umgewandelt.

Buchhaltung (DATEV)

Abruf: Stapel anlegen: POST /api/restaurant/accounting/batches (Zeitraum innerhalb eines Kalenderjahres); Download: GET /api/restaurant/accounting/batches/{Stapel}/download
Format: DATEV-Format EXTF 700, Buchungsstapel Version 13; Windows-1252, Semikolon, Zeilenende CRLF. Zeile 1 Kopfsatz, Zeile 2 die 125 Spaltennamen des DATEV-Formats.
Voraussetzung: Vollständige DATEV-Einstellungen (Bereitschaftsprüfung im Verwaltungsbereich).
Befüllte Spalten: Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz), Soll/Haben-Kennzeichen, WKZ Umsatz, Konto, Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel), BU-Schlüssel, Belegdatum, Belegfeld 1, Buchungstext, Leistungsdatum, Datum Zuord. Steuerperiode, Abrechnungsreferenz (nur bei Korrekturrechnungen)

Berichte

Abruf: GET /api/restaurant/reports/export, Bericht summary, orders, customers, trend oder daily_close
Format: CSV (UTF-8 mit BOM, Komma) oder tabulatorgetrennter Text, Kopfzeile auf Englisch
summary: Group, Orders, Subtotal tax, Subtotal gross, Delivery fee tax, Delivery fee gross, Tips gross, Discounts gross, Gross order total, Successful adjustments, Realized revenue
orders: Order number, Date, Time, Type, Customer (maskiert), Payment method, Status, Subtotal, Delivery fee, Tip, Discount, Total, Successful adjustments, Realized revenue
customers: Name, Email, Phone (jeweils maskiert), Last order, Orders, Realized revenue
trend: Date, Orders, Realized revenue, Average order value, Tips, Discounts, Delivery fees
daily_close: Section, Metric, Value, Net, Tax, Gross

Shop-Auswertung

Abruf: GET /api/restaurant/reports/analytics/export, Bericht funnel, origins, abandonments, promotions oder delivery-zones
Format: Nur CSV (UTF-8 mit BOM, Komma), Kopfzeile auf Englisch; nur zusammengefasste Werte, keine Angaben zu einzelnen Gästen
funnel: Measurement (sessions oder counts), Metric key, Current sessions, Current rate from previous stage (%), Current drop-off to next stage, Previous sessions, Previous rate from previous stage (%), Trust level
origins: Touch model, Channel, Label, Campaign, Bucket, Current placed orders, Current valid orders, Current accepted orders, Current payable order value minor, Current successful adjustments minor, Current net realized order value minor, Previous placed orders, Financial snapshot orders, Currency
abandonments: Period, Section, Key, Sessions or orders, Share (%)
promotions: Promotion code, Promotion label, Promotion kind, Application mode, Current placed orders, Current valid orders, Current accepted orders, Current refunded orders, Current discount total minor, Current payable order value minor, Current successful adjustments minor, Current net realized order value minor, Previous placed orders, Financial snapshot orders, Currency, Identity source
delivery-zones: Zone, Radius km, Minimum order, Configured delivery fee, Current placed orders, Current valid orders, Current accepted orders, Current delivered orders, Current cancelled or rejected orders, Current delivery fee total minor, Current net realized order value minor, Previous placed orders, Financial snapshot orders, Currency, Identity source

Auskunft für einen Gast

Abruf: POST /api/restaurant/guest-privacy/export mit E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Gastes
Format: JSON, Kennung „format“: orderkick-guest-data-export/v1; alternativ eine Textzusammenfassung
Aufbau: format, generated_at, restaurant, search, orders, reservations, invoices, loyalty, analytics, not_stored
Bestellungen: order_number, status, type, customer_name, customer_email, customer_phone, delivery_address, delivery_street, delivery_postal_code, delivery_city, delivery_lat, delivery_lng, table_label_snapshot, notes, subtotal, tip_amount, delivery_fee, discount_amount, total, payment_method, payment_status, coupon_code, requested_for, rejection_reason, rejection_message, created_at, accepted_at, rejected_at, items (name, size, quantity, total_price, options)
Reservierungen: status, party_size, guest_name, guest_email, guest_phone, guest_notes, deposit_status, deposit_amount_minor, deposit_refunded_minor, deposit_currency, decision_reason, starts_at, created_at, events (type, occurred_at, details)
Weitere Teile: invoices: invoice_number, document_type, issued_at, retention_until, customer. loyalty: profiles (eligible_order_count, net_revenue_minor, first_order_at, last_order_at), redemptions (status, coupon_id, reserved_at, confirmed_at). analytics: session_ids, linked_qr_scans (Anzahl), linked_events (event_type, session_id, locale, order_type, occurred_at, attribution)

3. Weitere Dateien

QR-Codes der Bestell-Links und der Tische als PNG oder SVG, Flyer als SVG.
Support-Anfragen als JSON (Kennung orderkick-support-owner-export-v1, Felder unter anderem reference, subject, status, messages, events, attachments), nur wenn der Support-Bereich in OrderKick freigeschaltet ist.

4. Daten ohne eigenen Export

Für diese Daten bietet die Software derzeit keine eigene Exportdatei: Reservierungen (außer in der Auskunft für einen Gast), Gutscheine und Aktionen, Treueprofile, englische Speisekartentexte, Lieferzonen, Öffnungszeiten, Einstellungen und Inhalte der Restaurant-Website. Ein Gesamtarchiv aller Daten und einen standortübergreifenden Export gibt es ebenfalls nicht.

5. Formate und Normen

CSV mit UTF-8-BOM, JSON mit versionierten eigenen Schemata (Felder „format“ und „version“ beziehungsweise contract_version), XRechnung 3.0.2 (CII), ZUGFeRD 2.3.2 (EN 16931), DATEV-Format EXTF 700.

Fragen zum Datenexport: info@orderkick.com

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